Assen: Kadernota Governance Verbonden Partijen

De raad van de gemeente Assen heeft op 13 juli 2017 deze kadernota vastgesteld. Een kadernota van hoog niveau en compleet in haar benadering. De nota is opgesteld in opdracht van het College van Burgemeester en Wethouders. Er is voor gekozen de governance in haar volle breedte te belichten. Dit maakt de nota zeer lezenswaardig en van hoge kwaliteit.

Concerncontroller Jan Willem Dijk: “Met deze kadernota governance verbonden partijen hebben wij de spelregels bepaald voor de wijze waarop wij omgaan met verbonden partijen. Beter grip krijgen en houden op alle aspecten die te maken hebben met toezicht, sturing, beheersing en verantwoording van onze verbonden partijen staat hierin centraal.”  De begripsvorming, de duiding van de diversiteit aan vormen van samenwerking, de risico’s die zich daarbij kunnen voordoen en de kaders waarin politiek, bestuurlijke en managerial dienen te sturen zijn degelijk, systematisch en consequent uitgewerkt. De gemeente Assen is lid en maakt deel uit van het netwerk van PRIMO Nederland.

Aanleiding
De gemeente Assen heeft net als elke gemeente een aantal verbonden partijen die voor de gemeente taken uitvoeren of met wie de gemeente samenwerkt om doelen voor de Asser samenleving te bereiken. Achter het begrip verbonden partijen gaat een grote verscheidenheid schuil aan organisaties, constellaties, inhoud en geld. De financiële belangen van de gemeente in deze partijen varieert van enkele duizenden euro’s tot vele miljoenen euro’s. Ontwikkelingen als de noodzaak om te bezuinigen en anders denken over de verhouding tussen overheid en samenleving maken het extra belangrijk om de samenwerking met verbonden partijen goed doordacht en georganiseerd te hebben.

Met het oog op verbetering van de samenwerking met verbonden partijen heeft de gemeente Assen eind 2015 een peerreview verbonden partijen laten uitvoeren. Uit deze peerreview zijn een aantal aanbevelingen naar voren gekomen. In 2016 is een vervolgonderzoek gedaan naar hoe de verbeterde samenwerking tussen de gemeente Assen en haar verbonden partijen eruit moet komen te zien. Uit dit onderzoek bleek dat een kadernota verbonden partijen als basis dient bij het inrichten van de samenwerking met verbonden partijen. In de notitie verbonden partijen van de commissie BBV (Besluit begroting en verantwoording) is geregeld dat de visie en beleidsvoornemens omtrent verbonden partijen vastgelegd moeten worden in een door de Raad vastgestelde actuele nota verbonden partijen. Bovengenoemde is de aanleiding voor het opstellen van deze kadernota governance verbonden partijen.

Wanneer is er sprake van een verbonden partij?
De gemeente heeft verschillende mogelijkheden om het publiek belang te behartigen. Eén daarvan is, op afstand zetten van publieke taken en deze onderbrengen bij een verbonden partij: een privaatrechtelijke of een publiekrechtelijk organisatie waarin de gemeente een bestuurlijk én een financieel belang heeft.

In artikel 1, eerste lid, onderdeel d BBV tenslotte wordt bestuurlijk belang gedefinieerd als: “Zeggenschap, hetzij uit hoofde van vertegenwoordiging in het bestuur hetzij uit hoofde van stemrecht”.

 In artikel 1, eerste lid, onderdeel c BBV wordt financieel belang gedefinieerd als: “Een aan de verbonden partij ter beschikking gesteld bedrag dat niet verhaalbaar is als de verbonden partij failliet gaat onderscheidenlijk het bedrag waarvoor aansprakelijkheid bestaat indien de verbonden partij haar verplichtingen niet nakomt”.

Een organisatie waarin de gemeente alleen een financieel belang heeft is daarom geen verbonden partij volgens deze definitie uit het BBV (Besluit begroting en verantwoording).

De keuze om gemeentelijke taken op afstand te zetten is allereerst een afweging van voor- en nadelen, waarbij het publiek belang voorop staat. Tot op heden is daarbij naar bevind van zaken geoordeeld en gehandeld. Gevolg is een verscheidenheid aan samenwerkingsconstructies met verschillende partijen (overheden en private partijen). De mogelijkheden op sturen en controleren zijn onvoldoende benut. Het gebruik van sturingsinstrumentaria als prestatieovereenkomsten, afspraken over de bijdrage van de verbonden partij aan de beleidsdoelstellingen van de gemeente en tussentijdse evaluaties gebeurd in beperkte mate.

Deze Kadernota geeft richting aan governance, aan de hand van het instellen, sturen, controleren en evalueren van de samenwerking met verbonden partijen, waardoor het College van B&W en de Gemeenteraad invulling kunnen geven aan de beoordeling (van het uitvoeren van de op afstand gezette taak door een verbonden partij) en verantwoording door een verbonden partij.

Leeswijzer kadernota governance
In hoofdstuk 2 zijn allereerst de mogelijke samenwerkingsrelaties tussen gemeenten en externe partijen weergegeven. Vervolgens is nader uitgelegd wanneer er sprake is van een verbonden partij. Hierbij is dieper ingegaan op de begrippen financieel belang en bestuurlijk belang. In hoofdstuk 3 is beschreven op welke wijze de gemeente Assen om wil gaan met de verbonden partijen. Hierbij zijn voor drie fases in de samenwerking met verbonden partijen spelregels voor de gemeenteraad en het college van B&W opgesteld. (rechten en plichten m.b.t. de samenwerking met verbonden partijen).

De volgende drie fases worden hierbij onderscheiden:

  • de oprichtingsfase van de verbintenis: de afwegingen die gemaakt moeten worden en de rollen en bevoegdheden van raad en college daarbij (afwegingskader),
  • het inrichten van een adequate governance in de uitvoeringsfase (het stuur- en beheerskader): opstellen risicoprofiel, informatievoorziening naar raad en college, en de instrumenten die de gemeente kan inzetten om risico’s te beheersen,
  • de evaluatie- en heroverwegingsfase van de verbintenis: het is nuttig en noodzakelijk de samenwerking met een verbonden partij periodiek tegen het licht te houden en daarvoor de kaders te benoemen (evaluatie- en heroverwegingskader).

De Kadernota governance gaat vergezeld van een door het college vast te stellen Uitvoeringsnota verbonden partijen, waarmee de maatregelen en voornemens uit de Kadernota ingevoerd worden in de bestaande samenwerkingsverbanden en die standaard worden voor samenwerking met nieuwe verbonden partijen. De wijze van implementatie van beide kadernota’s verbonden partijen is weergegeven in hoofdstuk 4. De voornaamste beleidswijzigingen door vaststelling van deze kadernota zijn weergeven in onderstaand kader.

Voornaamste beleidswijzigingen door vaststelling van deze Kadernota:

  1. Alleen de ‘Verbonden partijen’ die voldoen aan de definitie van het BBV vallen onder de werking van deze nota (zie bijlage A).
  2. Het college hanteert bij het besluit tot deelname of oprichting van een verbonden partij, het door de raad vastgestelde afwegingskader (zie bijlage B). De raad wordt tijdig betrokken en heeft een eigen rol. Ook bij uittreden, wijzigen en opheffen van de verbonden partijen wordt het door de raad vastgestelde heroverwegingskader door het college gehanteerd (zie bijlage E).
  3. Het college stelt jaarlijks een risicoprofiel vast voor alle verbonden partijen die onder de werking van deze nota vallen. Het college doet een voorstel voor een risicoprofiel in de begroting.
  4. De raad vervult de kaderstellende en controlerende rol; het college de opdrachtgevers- en eigenaarsrol.
  5. In het laatste jaar van de collegeperiode evalueert en heroverweegt het college, op basis van het door de raad vastgestelde heroverwegingskader, de verbonden partij; deze evaluatie en heroverweging vormt input voor het nieuwe collegeprogramma.
  6. Het college stelt minimaal één keer in de vier jaar de Uitvoeringsnota Verbonden partijen vast.
  7. Bij risicovolle verbonden partijen wordt de inhoudelijke aansturing en de sturing op financiële continuïteit niet door hetzelfde collegelid uitgevoerd.

Download Kadernota Governance Verbonden Partijen Gemeente Assen.