Nieuw model helpt gemeenten bij risicomanagement

Ignacio Jose Cienfuegos Spikin, Universiteit Twente* 

Risicomanagement is een trend in bijna elke sector. Publieke organisaties zoals gemeenten blijven achter op dit terrein, maar zij hebben nu een nieuw hulpmodel in handen. De uit Chili afkomstige Ignacio Cienfuegos Spikin, in 2013 gepromoveerd aan de Universiteit Twente, onderzocht de status van risicomanagement bij gemeenten. Hij toetste een door hem ontwikkeld ‘Risk maturity model’ bij 72 gemeenten. “Het model biedt waardevolle informatie aan besluitvormers”.

Regulering vereist dat gemeenten in hun begroting en jaarrekening een paragraaf opnemen over financiële weerstand om mogelijke ongedekte risico‘s op te vangen. Om te voldoen aan dit besluit moeten gemeenten ten minste een methode hebben om ongedekte risico‘s te identificeren en ze moeten maatregelen noemen om de risico‘s te beheersen. Niettemin, gemeenten in Nederland ondervinden enkele problemen bij de implementatie van de risicomanagementpraktijk.

“Risk maturity modellen zouden kunnen bijdragen aan de taak om de invoering van risicomanagementpraktijken objectief te beoordelen. Echter, na een evaluatie van bestaande risk maturity modellen komen we tot de conclusie dat de bestaande modellen enkele beperkingen hebben. Ze zijn bijvoorbeeld minder geschikt voor Nederlandse gemeenten, omdat ze veelal focussen op projectrisicomanagement. Wij ontwikkelden daarom een nieuw ‘Risk maturity model”, vertelt Ignacio Cienfuegos Spikin.

Developing a risk maturity model

In navolging van de trend bij organisaties in bijna elke andere sector, zijn ook publieke organisaties als gemeenten de laatste decennia begonnen met de ontwikkeling van risicomanagementbewustzijn. Verbonden met de druk van een meer veeleisende omgeving en incidenten die deze organisaties hebben ervaren, heeft dit proces geleid tot de ontwikkeling van speciale standaarden en het ontwerp van soorten risicomanagementbeleid door centrale overheden. 

Nederlandse gemeenten hebben een bijzonder Besluit over risicomanagement, wat een innovatieve case oplevert voor de publieke context. Deze regulering vereist dat gemeenten in hun begroting en jaarrekening een paragraaf opnemen over financiële weerstand om mogelijke ongedekte risico‘s op te vangen. Om te voldoen aan het Besluit moeten de gemeenten ten minste een methode hebben om ongedekte risico‘s te identificeren en moeten ze de maatregelen noemen om de risico‘s te beheersen. Niettemin, er is enig empirisch bewijs dat er op wijst dat de gemeenten in Nederland enkele problemen ondervinden bij de implementatie van de risicomanagementpraktijk (Boorsma en Haisma, 2005). 

Stellingen

Hoewel er niet een algemeen aanvaarde methodologie is om management praktijken neutraal te meten (Ibbs and Kwak, 2000), stellen wij dat risk maturity modellen zouden kunnen bijdragen aan de taak om de invoering van risicomanagement-praktijken objectief te beoordelen. Echter, na een evaluatie van bestaande risk maturity modellen kwamen we tot de conclusie dat de bestaande modellen enkele beperkingen hebben. 

Ten eerste schatten wij dat ze niet geschikt zijn voor Nederlandse gemeenten omdat de meeste modellen focussen op projectrisicomanagement. Bovendien stellen wij dat in het algemeen de maturity modellen niet corresponderen met de integrale benadering van risicomanagement. Voorts stellen wij dat de meeste risk maturity modellen de zogenaamde risk management cyclus niet in hun structuur verwerken. Tot slot stellen wij dat de bestaande risk maturity modellen een gebrek aan theoretische reflectie op hun maturity concepten hebben en dikwijls niet gevalideerd zijn (Wendler, 2012), waarbij zij hun aanbevelingen voornamelijk baseren op ervaringen van deskundigen.

Opzet

Derhalve hebben wij in dit PhD onderzoek aan de beperkingen van de risk maturity modellen gedaan, daar wij menen dat zo een model een geschikt instrument kan zijn voor de beoordeling van risicomanagementproces in Nederlandse gemeenten, waarbij ook de implementatie van de best practices in risicomanagement door deze organisaties kan worden beïnvloed. 

Voor de constructie van een herzien risk maturity model hebben we de ontwerpgeoriënteerde methode gekozen, waarbij eerst de belangrijkste variabelen voor het voorgestelde model op deductieve wijze worden geïdentificeerd. Ten einde de evolutionaire logica voorondersteld in risk maturity modellen te verklaren en de beloften van deze modellen om te meten, hebben we de theorie gebruikt gemaakt van organisatieverandering en organizational learning. 

De toepassing van het verbeterde risk maturity model via een steekproef van 72 gemeenten leverde enkele interessante bevindingen en empirische steun voor de constructvaliditeit van ons model. Voor de vijf opeenvolgende fasen binnen ons model zijn afzonderlijke schalen geconstrueerd welke gebaseerd zijn op een groot aantal verschillende items, gemeten via een vragenlijst. Op basis hiervan is tevens een overallscore voor risk maturity geconstrueerd (op een schaal van 1 tot 5). 

Bevindingen 

  • Uit het empirisch onderzoek blijkt dat er tussen de gemeenten grote verschillen in risk maturity bestaan met een minimum van 1.7 en maximum van 4.5 (en een gemiddelde score van 3.3). 
  • Geconcludeerd is dat de onderzochte gemeenten nog ver verwijderd zijn van de best practices van risicomanagement, vooral wanneer het gaat om het ruimere integrale perspectief, wat voornamelijk veroorzaakt wordt door beperkingen in hun feedback mechanismen (Argyris and Schön, 1978).
  • Voorts ontdekten we in ons sample een patroon dat er op wijst dat grotere gemeenten een hogere risk maturity score hebben, en dus meer geavanceerde risicomanagementpraktijken hebben geïmplementeerd.
  • Tevens vonden we dat de deelnemers aan het empirisch onderzoek hogere scores hebben in de eerste fasen of dimensies van ons model (risicomanagement doel, risico identificatie, en risico analyse en meting) terwijl ze lagere scores laten zien bij de latere fasen (risico beslissing en beheersing, en implementatie en feedback).
  • Voorts vonden we empirisch dat de dimensies of deelprocessen een evolutionair patroon vertonen dat elk van de fasen van het model als voorvereiste ziet voor de volgende fasen. Deze bevinding is daarom ook interessant omdat, hoewel in de literatuur wordt gesteld dat in risicomanagement een logisch gedefinieerde volgorde moeten worden gevolgd ( doelformulering, identificatie, inschatting, beslissing en beheersing, implementatie en feedback), daar niet wordt gesteld dat elke fase van de risicomanagement cyclus een voorwaarde is voor de vervulling van de volgende fase.
  • Ook analyseerden we mogelijke samenhangen tussen organisatorische arrangementen (lidmaatschap van de Expert Kring van het Ministerie voor Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, van Public Risk Management Organisatie (PRIMO), en de aanwezigheid van een risicomanager in de organisatie) en de risk maturity score. We concludeerden dat die variabelen ook een (positieve) invloed hebben op de risk maturity score. Deze laatste bevinding spoort met wat gesteld wordt in het theoretische deel van het onderzoek: daar is allereerst verondersteld dat de deelneming van gemeenten in de Expert Kring en in PRIMO gezien zou kunnen worden als een bron van risk management kennis. We volgden hierbij wat de literatuur over organizational learning suggereert, namelijk dat netwerkverbindingen toegang kunnen verschaffen tot informatie en stromen van kennis (Schulz, 2001) door de interactie met peers, wat aanpassingsveranderingen bevordert (Kraatz, 1998). Daarbij hebben we beargumenteerd dat de aanwezigheid van een interne specialist in de gemeente op het gebied van risk management zou kunnen bijdragen aan de ontwikkeling van uniforme opvattingen van de risicomanagement discipline (de organisatietheorie in use) (Huber, 1991). Ook hebben we en detail twee extreme gevallen in onze dataset geanalyseerd, daarbij zorgvuldig de ingevoerde risicomanagement praktijken beschrijvend, waarbij ze als immature respectievelijk mature organisatie zijn gekarakteriseerd.

Toegevoegde waarde

Wij stellen dat deze studie een aantal bijdragen levert aan de wetenschap en de praktijk. Door het doel van het meten van de implementatie van risk management praktijken hebben we getracht om de risk maturity modellen aan te passen en te verbeteren. Dat leidde tot het onderzoek van enkele theoretische stellingen bedoeld om de problemen gevonden in de literatuur op te lossen. Zoals ook genoemd door Wendler (2012), die een systematisch lieratuuroverzicht over maturity modellen heeft gemaakt, meer dan de helft van de gepubliceerde artikelen in het veld volgt een conceptuele onderzoeksopzet (welke de maturity ontwikkeling beschrijft), maar faalt in de theoretische reflectie en empirische toetsing van de voorgestelde modellen. 

Onze eerste wetenschappelijke bijdrage is de bestudering en interpretatie van de logica van risk maturity modellen, en het identificeren van theorieën die hun logica kunnen onderbouwen. Daarbij hebben we in ons model ook de verschillende fasen van de risk management cyclus geïncorporeerd als voorwaarde voor dit evolutionaire leerproces. Tot slot hebben we ons voorgestelde maturity model empirisch gevalideerd voor een sample van Nederlandse gemeenten, waarbij de risicomanagement praktijken, welke zijn geïmplementeerd in Nederlandse gemeenten, zijn verwerkt. Als gevolg heeft deze studie de gaten gevonden in de relevante literatuur gevuld, wat een relevante bijdrage aan het veld geeft. 

Toepassing

Hoewel het voorgesteld risk maturity model een methode in onwikkeling blijft welke additionele verbeteringen behoeft, kan ons voorgestelde model een geschikte methode zijn voor de diagnose van risicomanagementpraktijken van Nederlandse gemeenten, alsook bijdragen aan de correcte implementatie van de discipline door deze lokale organisaties. 

Het voorgestelde risk maturity model en de data verkregen bij de empirische toepassing kunnen waardevolle informatie verschaffen aan besluitvormers, niet alleen in Nederlandse gemeenten, maar ook in provincies en waterschappen die ook risicomanagementpraktijken moeten invoeren. Deze organisaties kunnen de resultaten van deze studie relevant achten als benchmarking mechanisme (zich vergelijkend met vergelijkbare organisaties), maar ook voor de evaluatie van het beleid dat publiek risicomanagement reguleert. 

Zo kan ons onderzoek een bijdrage leveren aan de verdere discussie over de benadering van de weerstandsparagraaf: hoewel deze benadering voldoende zou kunnen zijn om Nederlandse gemeenten te behoeden voor een majeure financiële tegenvaller ten gevolge van een onvoorziene gebeurtenis, hoeft de benadering niet de invoering van een ruimer perspectief op risicomanagement te stimuleren. 

Download dissertatie Cienfuegos – Developing a Risk Maturity Model.

 

Bibliografie

Argyris, C. and Schön, D., (1978), Organizational learning: A theory of action perspective. Reading, Mass: Addison Wesley.

Boorsma, P. and Haisma G., (2005),  ‘Research on Public Risk Management with special references to Dutch Municipalities‘. Paper for the COE conference at Twente University. Unpublished.

Huber, G.P., (1991),  Organizational Learning: The Contributing Processes and the Literatures. Organization Science, Vol.2, No.1, Special Issue: Organizational Learning: Papers in Honor (and by) James G. March, pp.88-115.

Ibbs, C., W., and Kwak Y., H., (2000),  Assessing Project Management Maturity. Project Management Journal, Vol. 31, No. 1, 32–43.

Kraatz, M., (1998),  Learning by Association? Interorganizational Networks and Adaptation to Environmental Change. The Academy of Management Journal, Vol.41, pp.621-643.

Schulz, M., (2001),  The uncertain relevance of newness: Organizational learning and knowledge flows. Academy of Management Journal, 44(4), 661– 682.

Wendler, R., (2012),  The maturity of maturity model research: A systematic mapping study. Information and Software Technology 54 (2012) 1317-1339.

Noot

Dit artikel betreft de Nederlandse samenvatting van het proefschrift (pdf). Zijn promotor is prof. dr. Peter B. Boorsma, assistent-promotor is prof. dr. Harry van der Kaap, Twente Universiteit. De werkzaamheden zijn uitgevoerd bij het Institute for Innovation and Governance Studies, Faculty of Management and Governance, University of Twente, Enschede. Copyright © 2013 by Ignacio Cienfuegos. All rights reserved. ISBN:978-94-6203-497-6  Persbericht Twente Universiteit.

*Oorspronkelijk door PRIMO gepubliceerd op 24 januari 2014.