Rapportage Spoorzone Project Delft

Hoe de Delftse gemeenteraad beter grip houdt op het Spoorzone project.

Bron: Uitgevoerd door Nederlands Adviesbureau voor Risicomanagement (NAR) in opdracht van de Delftse Rekenkamer.

Centraal in het onderzoek staat de vraag
Hoe kan de raad de controle en bijsturing van complexe langetermijn-projecten met de bijbehorende grote (financiële) risico’s – bezien vanuit haar eigen functioneren en vanuit de kenmerken van dergelijke projecten – zodanig optimaliseren dat het (Spoorzone) beleid doelmatig en doeltreffend kan zijn.

Het onderzoek geeft antwoord op de volgende vragen:
1. Wat zijn in het algemeen de risico’s bij dit soort grote projecten en welke kunnen zich voordoen bij dit project?

2. Hoe is het bij de verschillende fracties in de raad gesteld met de huidige kennis van het Spoorzoneproject en van de (potentiële) risico’s?

3. Hoe zijn de huidige opvattingen van de raad over zijn verantwoordelijkheid voor het controleren van het Spoorzoneproject?

4. Heeft de verantwoordelijke raadscommissie Ruimte en verkeer een adequate structuur in het leven geroepen om de voortgang van het project te volgen?

5. Hoe denken de raadsfracties de kennis binnen hun fractie gedurende de gehele looptijd van het project op het vereiste peil te houden voor hun controlerende taak?

6. Hoe beoordelen de raadsfracties, resp. de leden van de verantwoordelijke raadscommissie het huidige risicomanagement en wat zijn dienaangaande hun wensen en eisen?

7. Aan welke eisen moet worden voldaan zodat de raad zijn controlerende taak bij het Spoorzoneproject optimaal kan uitoefenen op de gebieden: uitvoering, planning, veiligheid, kostenbudget, overlast, adequate informatie, verantwoordelijkheidsstructuur?

Een citaat uit het rapport:
5.3 Aanbevelingen
De gemeenteraad is op dit moment niet in staat om adequaat te controleren. Zij beschikt niet over de essentiële informatie (business case, risicoprofiel) die benodigd is om te kunnen controleren. Daarnaast speelt een rol dat een deel van de raad aangeeft niet het volste vertrouwen in het college te hebben qua beheersing van projecten, mede gebaseerd op diverse voorbeelden uit het verleden. Dit versterkt de noodzaak voor de gemeenteraad om haar controlerende taak zeer serieus te nemen en grondig uit te voeren.
Wij willen de raad graag enkele aanbevelingen meegeven waarmee zij haar controlerende taak beter kan uitvoeren door verbetering van de rapportages, versimpeling van de besturingsstructuur en verbetering van de risicobeheersing.

Verbeteren controlerende taak
Om de raad in staat te stellen daadwerkelijk haar controlerende taak goed uit te kunnen voeren moet zij beschikken over alle adequate informatie. Daarvoor stellen wij het volgende voor:

1. De raad moet toegang krijgen tot alle projectinformatie, indien zij dit wenst. Vooral essentiële zaken als de business case en het risicoprofiel zijn daarin onmisbaar.
2. De wethouder rapporteert over de voortgang van de projectresultaten en de effecten op de gemeentelijke doelen waar het project een bijdrage aan levert. Daarmee wordt geborgd dat de raad zicht krijgt op de relatie tussen de projectresultaten en gemeentelijke doelen en daarop kan bijsturen om de uiteindelijk gewenste maatschappelijk doelen te waarborgen. Het project Spoorzone wordt daarbij gezien als een middel dat moet leiden tot een maatschappelijk doel.
3. De directeur van OBS krijgt in de raad spreekrecht en kan door de raad worden bevraagd naar zijn mening met betrekking tot de voortgang van het project. De directeur heeft een onafhankelijke positie ten opzichte van de wethouder waardoor de raad de mogelijkheid krijgt om de kwaliteit van de bestuurlijke informatie te toetsen.

Verbeteren rapportage
De huidige rapportage is onvoldoende geschikt om de controlerende taak goed uit te kunnen voeren. Met name de financiële informatie (budget versus realisatie en verplichtingen) ontbreekt, alsmede een kwantitatief inzicht in de risico’s. Aanvullend op de beschrijvingen van werkzaamheden kan de rapportage meer resultaatgericht worden ingestoken door te rapporteren over resultaten en mijlpalen, alsmede over risico’s die toekomstige resultaten en mijlpalen in de weg kunnen staan. Juist die risico’s geven de raad inzicht en zijn relevant voor de raad om bij te kunnen sturen.

4. Wij stellen de raad voor om de rapportage te verbeteren en in te richten conform de lessen die zijn geleerd in andere gemeenten en daarbij het normenkader informatievoorziening uit bijlage IX als leidraad te gebruiken.

Verbeteren besturingsstructuur
De huidige besturingsstructuur met drie wethouders, een commissie en een subcommissie herbergt levensgroot het risico in zich dat risico’s tussen wal en schip vallen door gebrek aan integraal overzicht bij zowel de betrokken bestuurders en uitvoerders als bij de gemeenteraad.
Ter verbetering hiervan stellen wij voor om:

5. De integrale verantwoordelijkheid van het hele project (inclusief HNK) te beleggen bij 1 wethouder. Deze wethouder is integraal verantwoordelijk voor niet alleen de zaken die OBS betrekken, maar ook voor alle gemeentelijke aspecten en risico’s die het project met zich meebrengt.
6. De subcommissie HNK te veranderen tot een gewone openbare commissie die tot taak heeft het gehele project (Spoorzone inclusief HNK) te controleren. Op een begroting van € 300 miljoen van de gemeente Delft achten wij het gerechtvaardigd om een project van € 335 miljoen in een aparte commissie te behandelen die ervoor zorgt dat de raad specifieke focus heeft op dit voor Delft zo omvangrijke project en dat de kennis van de raad over dit project in de commissie wordt verankerd.
In de overweging om te adviseren het integrale project in een aparte subcommissie of in een aparte openbare commissie onder te brengen, zijn wij van mening dat het schadelijk is voor de democratie om een dergelijk omvangrijk project in beslotenheid te behandelen. Dit geldt vooral als risico’s zich manifesteren. Voor een dergelijk omvangrijk project is transparantie van belang zodat de kiezers (de eigenaren van de € 335 miljoen) er in het openbaar op kunnen toezien dat de raadsleden hun controlerende taak naar behoren uitvoeren.
7. Te werken aan verbetering van het benodigde kennisniveau bij de raad. Dit geldt zowel voor kennisoverdracht binnen fracties (zie paragraaf 4.4) als voor het kennisniveau van de projectcommissie. Het kennisniveau van de projectcommissie kan worden ondersteund door een secretaris te benoemen die kennis en ervaring heeft van dergelijke projecten (combinatie van infra en vastgoed). Deze secretaris kan zorg dragen voor kennisoverdracht aan nieuwe raadsleden, alsmede ondersteuning bieden bij het omgaan met de kennis. Daarmee heeft de raad een eigen ondersteunende adviseur die haar helpt haar controlerende taak adequaat te vervullen.

Verbeteren risicobeheersing
Het proces van risicomanagement door OBS is adequaat opgezet, maar kan qua inhoud en volledigheid hier en daar nog worden verbeterd. De risico’s aan gemeentelijke zijde zijn onderbelicht. In dit project is hier ook niemand concreet voor verantwoordelijk. De risicobuffer die wordt aangehouden achten wij ontoereikend (zie hoofdstuk 2) op basis van het huidige (niet complete) risicoprofiel. Ter verbetering hiervan stellen wij voor:

8. De wethouder verantwoordelijk te maken voor het integrale risicoprofiel (OBS en gemeente) en hierover te rapporteren aan de raad waar deze de projectresultaten en de gemeentelijke doelen kunnen bedreigen.
9. De wethouder de opdracht te geven binnen een halfjaar op basis van een integraal risicoprofiel de toereikendheid van de risicobuffer te onderbouwen en te adviseren over de totale hoogte van de risicobuffer. Daarbij rekening houdend met de relatie tussen de totale benodigde en de beschikbare weerstandscapaciteit, namelijk de toereikendheid van het weerstandsvermogen van de gemeente Delft.”

Download rapport