Risicomanagement: systemen en software

Public Risk Forum 2, woensdag 27 mei 2020.

Op deze dag vond de tweede online discussie plaats van het Public Risk Forum, het platform voor dialoog en kennisuitwisseling van PRIMO. Leden van dit forum hebben van gedachten gewisseld over hun ervaringen met systemen en -software inzake risicomanagement.

Het was een levendige discussie aan de hand van een door PRIMO verzorgde inleiding met een overzicht van de meest gehanteerde systemen en software, hun achtergronden en uitgangspunten.

Uit de ervaringen van de deelnemers blijkt een grote variëteit aan gehanteerde systemen. De algemeen gedragen mening was dat het telkens een grote uitdaging is om de ervaringen op de werkvloer, de daar onderkende risico’s in de bedrijfsvoering naar het hogere strategische niveau in de organisatie te krijgen waar de uiteindelijke (politieke) beslissingen worden genomen. Topmanagers en bestuurders lijken (nog steeds) niet echt verbonden met de uitgebreide registraties op operationeel en tactisch niveau. Risicomanagement is nog steeds niet hun ding. Op zich is dat bijzonder omdat er veel op het spel staat aan belangen.

Het blijft een uitdaging om aan het proces van bottom-up werken invulling te geven – of zoals PRIMO het duidt, vanuit de principes van de High Reliability Organisation, waarbij het management luistert naar de deskundigen in de directe dienstverlening en uitvoering. De meeste systemen kunnen hiervoor een handvat voor bieden, maar de uitgebreidheid van registraties en hun formulieren ontnemen het zicht op de grote lijn. Eenvoud wordt gepredikt.

Een en ander is ook afhankelijk van het overall concept waar al dan niet voor wordt gekozen in de organisatie, zoals daar zijn ISO 31000, INK/CAF, COSO of bedrijfsvoering op basis van Plan-Do-Check-Act. Overall concepten ontbreken meestal, zo blijkt. Wat verder mag worden geconstateerd is dat ook het invullen van de good-old Excel sheets nog een brede verspreiding heeft onder de diverse organisaties. Opvallend.

De kunst van registeren is dat de systemen zodanig worden ingericht dat het voor de onderscheiden medewerkers geen drempel oproept om gegevens in te voeren. Er wordt toch gevraagd, naast zovele andere zaken, om iets bij te gaan houden naast de inhoudelijke werkzaamheden. Het verwordt dan tot een administratieve belasting, als een extra bovenop het gewone werk, als een Fremdkörper. Gebruiksvriendelijkheid van systemen is een punt van grote aandacht.

Van belang lijkt ook te zijn hoe één en ander binnen de organisatie wordt aangestuurd. Is er sprake van een focus op dialoog of op registratie en vastlegging. Wordt het gebruikt voor strategie en beleid? Of dient het louter de planning- en controlcyclus als zodanig. Is er een bestuurlijke component aanwezig en is er eigenaarschap in de vorm van een portefeuillehouder risicomanagement? Of staat elke portefeuillehouder aan de lat om transparantie met betrekking tot risico’s te bieden? Staan de strategische risico’s voorop of hebben de projectrisico’s de meeste aandacht? Staat de financiële huishouding centraal in het hart van het denken? Is de focus van de organisatie op ex ante of ex post? Ligt het accent op control of op ontwikkeling?

De algehele conclusie was toch wel dat de hantering van welke gebruikte methode of raamwerk dan ook staat of valt met de betrokkenheid van het bestuur en de top van de organisatie. Die ontbreekt veelal. Maar wat er ook mag zijn van dit alles: uiteindelijk draait het om het neerleggen van alle informatie in een gedegen risico- en weerstandsparagraaf. Dat blijft uiteindelijk handwerk en onderwerp van bestuurlijke besluitvorming. PRIMO pleitte wederom voor een bredere besturingsparagraaf voor en bij alle majeure dossiers.

Het werd als zinvol ervaren uit te wisselen op deze wijze. Meerdere bilaterale contacten zijn gelegd om te komen tot onderlinge deling van relevante documenten. Het elkaar op de hoogte te houden van de ontwikkelingen in de diverse organisaties blijkt erg nuttig en te voorzien in een behoefte.

De volgende digitale bijeenkomst is gepland op woensdag 10 juni a.s. van 11.30 tot 12.30 uur. De lijnen staan open vanaf 11.00 uur. Onderwerp: Caleidoscoop publieke waarden en risico’s. PRIMO presenteert haar opleiding voor leden. Voor meer informatie zie hier.

Heeft dit alles uw interesse opgewekt voor het PRIMO Public Risk Forum, schroom dan niet contact op te nemen met PRIMO via admin@primonederland.nl.