VGS Kring Rotterdam-Rijnmond en PRIMO over ‘transities’

Ridderkerk, 1 juli 2019.

PRIMO was te gast bij de gemeente Ridderkerk voor bijeenkomst van de VGS-Kring (Vereniging van Gemeentesecretarissen) Rotterdam-Rijnmond. Gastheer was gemeentesecretaris van Ridderkerk, Henk Klaucke. Voorzitter van de kring is gemeentesecretaris van Nissewaard, Marc Weerts. In samenspraak met Sander Duymaer van Twist, gemeentesecretaris van Maassluis en tevens AB-lid van de VGS, was deze afspraak tot stand gekomen. Doel van de bijeenkomst: het delen van majeure ontwikkelingen die invloed hebben op de inrichting en werking van de gemeentelijke organisatie en de rol van de gemeentesecretaris.

Het door PRIMO gedeelde overzicht is tot stand gekomen op basis van tal van gesprekken met gemeentesecretarissen, bestuurders en controllers, op rode draden van maatschappelijke veranderingen vanuit wetenschappelijke analyses en op basis van gezaghebbende rapporten zoals het Global Risks Report van het World Economic Forum. De draden (bron: hoogleraar Theo Camps):

  • De burger in wisselende verschijningsvormen.
  • De verhouding tussen politiek-bestuurlijke governance en ambtelijk-politiek sensitieve governance.
  • ‘Vertrouwen’ als een thema dat overal doorheen loopt.
  • ‘Ontgrenzing’ als thema (netwerken, informatiestromen, politiek – privaat domein).
  • Multiculturaliteit, vergrijzing, ontgroening, demografische krimp én groei.
  • Verschuiving van waardenoriëntaties in de samenleving.
  • Internationalisering van oriëntatie, lokalisering van thema’s (een verschuivende betekenis voor global-local).

Het caleidoscopisch overzicht van PRIMO wordt gesterkt door het nieuwsportaal van de vereniging waarbij een web crawler (HowardsHome) dagelijks vele honderden websites afzoekt op het raakvlak van inhoudelijke opgaven en pubieke sturing. Dit doet PRIMO sinds 2011.

Gemeentesecretaris en systeemverandering
De door PRIMO geschetste ontwikkelingen – op zich zijn deze niet nieuw, werden door de meesten van de kring herkend, maar zwerden compact weergegeven – kunnen veel betekenen voor het nadenken over en schakelen op systeemverandering van gemeentelijke organisaties. Het onderstreepte de rol van de gemeentesecretaris als systeemverantwoordelijke en riep op tot versterking van de functie van systeemarchitect. Het onderstreepte het grote belang van (meer, veel meer) onderlinge samenwerking, dit omdat kennis delen en van elkaars kracht gebruik maken evident is bij een dergelijke complexiteit en dynamiek.

Het caleidoscopisch overzicht toonde het zeer brede krachtenveld
waar de gemeentesecretaris in werkt. Hier komen alle lijnen bij elkaar.

Het geschetste overzicht biedt een beeld dat voorliggende transities zoals sociaal domein, digitale transformatie, circulaire economie, omgevingswet, klimaatverandering en energietransitie zich tegelijkertijd aan het openbaar bestuur tonen. Dat maakt het bijzonder. Gevoegd bij schuivende panelen tussen overheid, burger en bedrijf in de wijze van interactiviteit, afstemming, multiculturaliteit en ketenmanagement is dit te meer uitdagend. Tot slot noemden veel van de geïnterviewden in de voorbereidende gesprekken, dat de sturing op verbonden partijen een ‘dossier’ blijft, dat voor bijna elke gemeente het werven en behouden van goede mensen een uitdaging is geworden en dat de staat van de gemeentelijke financiën niet florisant (uitzonderingen daargelaten) gemeten naar reserves, schulden en solvabiliteit.

Hoogleraar Patrick Kenis is één van de architecten van de nieuwe leergang ‘Resultaat in tijden van transitie’. Met het co-creatieteam kwam hij tot vijf majeure systeemvraagstukken voor de gemeentesecretaris. Als het ware zijn het de hoofdblokken van verandering, die alle grote invloed hebben op publieke organisaties:

  • Strategie en publieke waarde: vraagt om langere lijnen om tot oplossingen te komen. Lange lijnen die kunnen worden vastgezet over de collegeperioden heen tot soms wel 20 jaar. De transities stellen hoge eisen aan het strategisch vermogen en organisatiekracht van bestuur en ambtelijke top om pubieke democratisch vastgestelde waarden te bereiken.
  • Netwerken & allianties: evident dat transities grote impact hebben op het speelveld van de gemeenten en haar stakeholders. Het vraagt herkenning en erkenning van de top om innovaties toe te laten en nieuwe verbindingen te kunnen en willen leggen. En hierop actief te sturen. De oude wereld voldoet dadelijk niet meer.
  • Sturen vanuit de bedoeling: nog meer dan ooit te voren is de verbindingskracht van de top een must om het werken vanuit bedoeling mogelijk te maken. Het overbruggen van de scheidingswanden tussen systeem- en leefwereld moeten worden opgeruimd om effectief te kunnen zijn en het vertrouwen van de burger terug te winnen. Ook hier moet de hoogste baas van publieke organisaties leidend zijn en het voortouw nemen.
  • Bedrijfsmodellen regionale resilience: het denken in termen als veerkracht, wendbaarheid, robuustheid, weerstandsvermogen, herstelvermogen werpt een nieuw licht op bestaande besturingsparadigma’s. In Nederland zijn Den Haag en Rotterdam voortrekkers. Resilience vraagt om compleet nieuwe vormen van samenwerking en afstemming. Het vraagt om denken en handelen in systemen en niet vanuit hokjes en deelbelangen. Dit kan alleen succesvol zijn indien de ambtelijke top het voortouw neemt.
  • Verantwoordelijkheden, rollen en competenties: hier als naar verwachting erg veel veranderen. Het maatschappelijk krachtenveld stelt nieuwe (en hoge) eisen aan hen die aan het roer staan en van elke medewerker die diensten verleent aan burger en bedrijf. Hierover nadenken en komen tot een afgestemd personeelsbeleid vraagt om strategisch vermogen en een open houding voor nieuwe partnerschappen. Principes vanuit het High Reliability Organisation concept van Sutcliffe en Weick doen hun intrede. De top van de organisatie staat niet meer bovenaan, maar onderaan en is compleet dienend. Alles is op levering gericht. En toch strategisch zijn. Uitdagend.

Beeld
De bijeenkomst met de gemeentesecretarissen gaf een gemêleerd beeld van percepties en herkenning, niet alleen wat betreft de urgentie van de vraagstukken, maar ook wat betreft de impact ervan op de eigen organisatie en de invulling van de eigen rol. Zelf oppakken, ja kan, of is het een kwestie van gewoon zorgen dat je goede managers om je heen hebt. En misschien is ook het luisteren naar je eigen mensen al voldoende. Snijdt hout.

De verschillen in inzicht en herkenning van de urgentie liepen in de discussie sterk uiteen. Ook met betrekking tot aanpak en benadering. Voor sommigen zijn de gebaande paden van overleg met landelijke organen ruim voldoende om de antwoorden voor zichzelf en de eigen organisatie te vinden. Anderen zien kansen voor of zelfs de noodzaak van nieuwe wegen. Het denken in kansen bleek voor de meerderheid belangrijker dan het denken in of het managen van risico’s. Positief blijven is het devies. Voor zwaardere scenario’s en beelden bleek geen plaats. Dat siert de gemeentesecretarissen. Het denken in design-principes of in scenario’s kunnen handvatten bieden voor dit mooie vak.

Aanpak
Gedeeld werd dat de transities om een effectieve aanpak vragen, waar de gemeentesecretaris in de rol van systeemarchitect kan en móet optreden en waarbij zij als vakmensen ook meer gezamenlijk kunnen optreden om hun adviezen en standpunten als ‘genootschap’ kenbaar te maken, invloed uit te mogen oefenen op de besluitvorming en de inrichting van majeure oplossingen in het openbaar bestuur. De majeure ontwikkelingen onderkennen is één, maar deze ook omzetten in een kracht is een pad dat verder verkend gaat worden in de kring Rotterdam-Rijnmond. Voorzitter Marc Weerts is van mening dat de thematisch aanpak hierbij goed kan werken. Hij bouwt met zijn team aan een gerichte agenda.

PRIMO
PRIMO werkt samen met kennisinstellingen om gericht transities en besturing te adresseren. Zo werk zij samen in de denktank ‘From Global to Local’ met BNG Bank, is zij gestart met raadsbijeenkomsten in samenwerking met VNG Risicobeheer en heeft met  het Tilburg Institute of Governance een gerichte opleiding ontwikkeld die is gericht op ‘Resultaat in tijden van transitie’.